Menettely sertifikaatin pidättämiseksi ja peruuttamiseksi
Pidättäminen: Määräaikainen tila, joka johtaa myöhemmin joko sertifikaatin palauttamiseen tai peruuttamiseen
Peruuttaminen: Sertifikaatin pysyvä mitätöinti
Pidättämisen tai peruuttamisen aloittaminen
DNV voi aloittaa pidättämisen tapauksissa, joissa:
1. Esimerkiksi sertifioidut johtamisjärjestelmät ovat jatkuvasti ja vakavasti epäonnistuneet sertifiointivaatimusten täyttämisessä:
- Vaatimustenvastaisuuksien tunnistaminen on epäonnistunut ja niihin ei ole reagoitu riittävästi.
- Johtamisjärjestelmä ei vastaa nykyistä organisaatiota ja prosesseja, esim. muutosten, yritysostojen, monipuolistumisen jne. seurauksena.
- Suurin osa hallintajärjestelmästä ei ole pantu täytäntöön.
2. Määräaikaisauditointeja ja uudelleensertifiointiauditointeja ei voida suorittaa vaaditun tiheyden mukaisesti tai aikataulun mukaisesti.
3. Allekirjoitetun sertifiointisopimuksen ehtojen rikkominen, esimerkiksi:
- Maksujen maksamatta jättäminen.
- Sertifiointimerkin virheellinen käyttö ja viittaus sertifiointiin.
4. Asiakas pyytää vapaaehtoisesti väliaikaista pidättämistä
5. Viranomaisilta tai vastaavilta saadaan todisteita, jotka voivat vaikuttaa esimerkiksi sertifikaatin asemaan:
- Todisteet siitä, että sertifioidun johtamisjärjestelmän kannalta merkityksellisiä sääntelyn/lainsäädännön vaatimuksia ei ole noudatettu.
- Todisteet tehottomasta johtamisjärjestelmästä vakavien vaaratilanteiden/onnettomuuksien varalta.
6. Sertifiointijärjestelmän erityissäännökset edellyttävät sertifikaatin voimassaolon pidättämistä
DNV:n valtuutama henkilökunta päättää toteutettavista toimenpiteistä perusteellisen todistusaineiston tarkastelun ja arvioinnin perusteella. Jos sertifikaatin voimassaolon pidättämisestä päätetään, noudatetaan alla kuvattua menettelyä.
Ensimmäisenä toimenpiteenä aloitetaan yleensä sertifikaatin voimassaolon pidättäminen, jota seuraa sertifikaatin peruuttaminen, jos ongelmaa ei saada ratkaistua määräajassa. Tapauksen vakavuudesta riippuen DNV voi myös päättää sertifikaatin välittömästä peruuttamisesta.
Jos johtamisjärjestelmän puutteet liittyvät organisaation tiettyyn osaan, tiettyihin tuotteisiin jne, DNV voi järjestelmäkohtaisten määräysten mukaisesti harkita sertifioinnin laajuuden supistamista pidättämisen vaihtoehtona. DNV voi myös päättää antaa asiakkaalle vain varoituksen siitä, että pidättämistä harkitaan.
Pidättäminen
Asiakkaalle ilmoitetaan virallisesta päätöksestä sertifikaatin pidättämisestä, ja ilmoituksessa on seuraavat tiedot:
- Selvitys sertifikaatin voimassaolon pidättämistä koskevasta päätöksestä ja pidättämisen alkamispäivästä.
- Pidätetyn sertifikaatin tiedot ja pidättämisen syy.
- Ilmoitus, jossa todetaan, että järjestelmästä riippuen voi olla voimassa sääntöjä, jotka koskevat pidättämisen enimmäiskestoa, korjaavien toimenpiteiden menettelyjä sekä sertifikaattiviittausten ja sertifiointimerkkien käytön rajoituksia, mukaan lukien järjestelmän omistajien ja akkreditointielinten asettamat rajoitukset.
- Oikeus valittaa DNV:n päätöksestä. Valitusaika on yleensä 21 päivää, mutta järjestelmäkohtaisten vaatimusten perusteella voidaan soveltaa myös muita määräaikoja. Valitus voidaan tehdä valitusmenettelyn kautta.
Useissa järjestelmissä sertifikaattia ei yleensä pidätetä pidemmäksi ajaksi kuin kuudeksi kuukaudeksi, mutta järjestelmäkohtaisia poikkeuksia voi olla.
Seuranta
Asiakkaan vastauksen ja toteutettujen toimenpiteiden perusteella DNV tarkistaa, onko pidättämiseen johtaneet ongelmat ratkaistu asianmukaisesti.
Tämän tarkastuksen perusteella DNV joko:
- ilmoittaa positiivisen tuloksen, peruuttaa pidättämisen
- ilmoittaa negatiivinen tulos, koska pidättämiseen johtaneita ongelmia ei ole ratkaistu. Tämä tilanne johtaa yleensä sertifikaatin lopulliseen peruuttamiseen (ks. jäljempänä)
DNV ilmoittaa asiakkaalle seurantaprosessin tuloksesta.
Peruuttaminen
Sertifikaatin peruutaminen on aloitettava, jos:
- asiakas ei täytä pidätetyn sertifikaatin palauttamisen ehtoja
- pidättämistä ei pidetä riittävänä toimenpiteenä
Sertifikaatin peruuttamista koskevasta virallisesta päätöksestä ilmoitetaan asiakkaalle, ja siinä mainitaan myös seuraavat tiedot:
- Ilmoitus todistuksen peruuttamista koskevasta päätöksestä ja peruuttamispäivästä
- peruutetun todistuksen tiedot ja peruutuksen syy
- velvollisuus lopettaa DNV-sertifiointimerkin tai muun merkin käyttö sekä kaikki viittaukset sertifiointiin (mukaan lukien sertifikaatin kopioiden hävittäminen)
Oikeus valittaa DNV:n päätöksestä. Valitusaika on yleensä 21 päivää, mutta järjestelmäkohtaisten vaatimusten perusteella voidaan soveltaa myös muita määräaikoja. Valitus pidättämisen tai peruuttamisen päätöksestä voidaan tehdä valitusmenettelyn kautta.