Integroitu johtamisjärjestelmä

Nykypäivän monimutkaisessa liiketoimintaympäristössä organisaatioiden on usein keskityttävä laadunhallinnan lisäksi uusiin kysymyksiin. Energiatehokkuus, ympäristö, työterveys- ja työturvallisuusasiat sekä kyberturvallisuus ja monet muut aiheet kannustavat yrityksiä omaksumaan järjestelmällisen ja kokonaisvaltaisen lähestymistavan ottamalla käyttöön integroituja johtamisjärjestelmiä.

Mikä on integroitu johtamisjärjestelmä?

Vastatakseen kasvaviin sääntelyyn, yhteiskuntaan ja liiketoimintaan liittyviin vaatimuksiin ISO:n ja muiden standardointielinten julkaisemien johtamisstandardien valikoima on laajentunut räjähdysmäisesti viime vuosina. Pelkästään ISO tarjoaa nykyään yli 30 johtamisjärjestelmästandardia. Osa niistä soveltuu lähes mihin tahansa organisaatioon, kun taas toiset ovat toimialakohtaisia.

Ryhtyessään ottamaan käyttöön ISO-standardin mukaista johtamisjärjestelmää useimmat organisaatiot aloittavat ISO 9001 -standardin mukaisella integroidulla laatujohtamisjärjestelmällä. Myöhemmin voivat tulla mukaan esimerkiksi ympäristöjohtamisjärjestelmä (ISO 14001), työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä (ISO 45001) sekä energiatehokkuusjärjestelmä (ISO 50001). Tässä digitaalisessa aikakaudessa myös tietoturvan hallintajärjestelmän (ISO/IEC 27001) käyttöönotto, jonka tarkoituksena on estää kyberrikoksia ja varmistaa liiketoiminnan palautuminen kyberhyökkäyksen jälkeen, voi olla merkityksellistä. Nämä standardit ovat ESG:n kulmakiviä, joten niitä kattava integroitu johtamisjärjestelmä korostaisi organisaation sitoutumista ESG-periaatteisiin.

Kukin näistä järjestelmistä voi toimia erillisenä kokonaisuutena, mutta on huomattavasti parempi siirtyä integroituun johtamisjärjestelmään, joka yhdistää organisaation järjestelmien, prosessien ja standardien kaikki osa-alueet yhdeksi yhtenäiseksi järjestelmäksi. Tämä mahdollistaa tehokkaamman johtamisprosessin, vähentää päällekkäisyyksiä ja varmistaa, että eri standardit ja toisiaan leikkaavat vaatimukset ovat yhdenmukaisia ja toimivat harmonisesti.

ISO on helpottanut integroitujen johtamisjärjestelmien käyttöönottoa ottamalla käyttöön yhteisen yhdenmukaistetun rakenteen kaikille johtamisjärjestelmästandardeilleen. Tämä tarkoittaa, että niissä käytetään samaa lausekkeiden rakennetta ja samankaltaista ydinsisältöä aihekohtaisten vaatimusten lisäksi. Tämä yhteinen rakenne auttaa parantamaan eri ISO-standardien yhdenmukaisuutta standardien välisen rakenteen avulla, mikä puolestaan helpottaa käyttöönottoa käyttäjille.

ISO:lta on saatavilla käsikirja nimeltä ”Johtamisjärjestelmästandardien integroitu käyttö”. Se kokoaa yhteen kansainvälistä asiantuntemusta ja parhaita käytäntöjä johtamisjärjestelmästandardien integroinnista. Siinä on esimerkkejä todellisista organisaatiokonteksteista ja asiaankuuluvia tapaustutkimuksia, joita kaikkia voidaan soveltaa kaikenlaisiin sektoreihin ja toimialoihin.

Integroitujen johtamisjärjestelmien tyypit

Organisaatioiden integroidut johtamisjärjestelmät voivat vaihdella sen mukaan, mitä standardeja niihin sisällytetään. Näiden järjestelmien integrointi mahdollistaa yhtenäisemmän lähestymistavan organisaation moninaisten osa-alueiden hallintaan. Esimerkkejä yksittäisistä johtamisjärjestelmistä, jotka voidaan yhdistää integroiduksi järjestelmäksi, ovat muun muassa:

Laadunhallintajärjestelmä (QMS)

Laadunhallintajärjestelmä (QMS) integroi laadunvalvonnan ja -varmistuksen periaatteet kaikkiin osastoihin varmistaen tuotteiden ja palveluiden tasaisen laadun.

Ympäristöjohtamisjärjestelmä (EMS)

Ympäristöjohtamisjärjestelmä (EMS) keskittyy ympäristövaikutusten vähentämiseen ja ympäristömääräysten noudattamisen varmistamiseen.

Työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmä (OHSMS)

Työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmä (OHSMS) pyrkii minimoimaan riskit ja parantamaan työntekijöiden turvallisuutta työpaikalla.

Tietoturvajohtamisjärjestelmä (ISMS)

Tietoturvajohtamisjärjestelmä (ISMS) pyrkii minimoimaan kyberturvallisuusriskit sekä parantamaan IT-turvallisuutta ja tietosuojaa.

Energiatehokkuuden hallintajärjestelmä (EnMS)

Energiatehokkuuden hallintajärjestelmän (EnMS) tavoitteena on auttaa organisaatioita hallitsemaan energiaan liittyviä näkökohtiaan ja parantamaan energiatehokkuuttaan, esimerkiksi vähentämällä energiankulutusta ja parantamalla energiatehokkuutta. Muita myönteisiä vaikutuksia voivat olla kustannusten ja hiilidioksidipäästöjen väheneminen.

Tämä luettelo ei suinkaan ole tyhjentävä, sillä saatavilla on myös alakohtaisia standardeja, kuten elintarviketurvallisuuden hallinta (ISO 22000). Integroitu johtamisjärjestelmä voi jopa kattaa eri standardointielinten järjestelmiä.

Integroidun johtamisjärjestelmän edut: miksi se on tärkeää?

IMS mahdollistaa rakenteellisemman ja kattavamman lähestymistavan organisaatioiden usein kohtaamien monimutkaisten ongelmien hallintaan. Lisäksi IMS tarjoaa lukuisia muita etuja, kuten tehokkuuden parantumisen, kustannusten alenemisen ja suorituskyvyn parantumisen. Se myös yksinkertaistaa erilaisten standardien noudattamista ja helpottaa jatkuvaa parantamista, mikä johtaa parempaan päätöksentekoon ja strategiseen suunnitteluun.

Esimerkkinä tästä on mahdollisuus toteuttaa IMS-auditointeja sen sijaan, että kutakin järjestelmää auditoitaisiin erikseen, sekä sisäisissä auditoinneissa että ulkoisissa kolmannen osapuolen auditoinneissa. IMS-auditointi voi alentaa sertifiointikustannuksia ja tarjota kokonaisvaltaisemman lähestymistavan auditointiin, mikä tuo lisäarvoa.

Toinen IMS:n etu on, että sen avulla organisaatio voi ymmärtää paremmin prosessien sekä tuote- ja palvelukehityksen välisiä suhteita. Jo tämä yksinään voi tuottaa enemmän ja nopeampia parannuksia tuotteisiin ja palveluihin.

Johtamisen integrointi ja sertifiointi

ISO ei ole laatinut erityistä standardia integroiduille johtamisjärjestelmille. Onnistuneen integroidun sertifiointiauditoinnin jälkeen myönnetään yleensä erilliset sertifikaatit jokaiselle standardille, jonka vaatimustenmukaisuus on todennettu. Koska integroidussa auditoinnissa on käsiteltävä kunkin standardin vaatimukset, sen on oltava laajempi kuin yksittäisen standardin auditointi. Koska monet vaatimukset on kuitenkin yhdistetty – myös yhteisen yhdenmukaistetun rakenteen ansiosta – kokonaisaika säästyy. Säästön suuruus riippuu tietenkin integroidussa johtamisjärjestelmässä (IMS) olevien standardien lukumäärästä.

IMS:ään mahdollisesti sisältyvien erilaisten ISO-standardien sertifiointi osoittaa organisaation sitoutuneen näiden standardien noudattamiseen sekä maineensa ja kilpailukykynsä parantamiseen