Yhä digitalisoituneemmassa maailmassa etäauditoinnit ovat yleistymässä keinona auttaa yrityksiä hallitsemaan ja arvioimaan toimintojaan, tuotteitaan ja toimitusketjujaan sidosryhmien ja kuluttajien luottamuksen rakentamiseksi.
Me DNV:llä olemme työskennelleet etäauditoinnin toimitustapojen ja sovellusten parissa. Mahdollistamme auditoinnin joustavuuden ja säännöllisyyden ja tekemällä auditoinneista dynaamisempia, samalla varmistaen, että etäauditointitapamme täyttävät akkreditointielinten, järjestelmien omistajien ja muiden sääntelyelinten vaatimukset. Sitoudumme kehittämään auditointia siten, että saatte parhaan mahdollisen hyödyn irti jokaisesta vuorovaikutuksesta, joka kerta.
Milloin voin käyttää etäauditointia?
Etäauditointia voidaan käyttää useissa tilanteissa, eli täysin etänä, fyysisten auditointien aikana tai niiden yhdistelmänä. Varmistamme, että valittu etäauditointiratkaisu sopii parhaiten yrityksellenne ja ottaa huomioon sisäiset turvallisuuskäytännöt sekä akkreditointi-, järjestelmä- tai sääntelyvaatimukset.
Etäauditoinnin toimitustapamme:
Peruspalvelu
- Käytämme valmiita viestintätyökaluja, kuten Teams, FaceTime, Duo ja WeChat, tabletilla, älypuhelimella ja kannettavalla tietokoneella. Käytämme yhteyden muodostamiseen organisaationne työkaluja.
- Käyttö on tehokasta sekä täysin etänä tai paikan päällä tehtävissä auditoinneissa, joiden aikana vaikeisiin alueisiin pääsemiseksi tai ylimääräisen auditoijan (auditoijien)/osaamisen yhdistämiseksi.
- Tämä vaihtoehto sopii parhaiten prosesseihin, jotka eivät ole kovin monimutkaisia.
Premium-palvelu
- Käytämme omaa alustaamme turvallisen kahdensuuntaisen yhteyden muodostamiseen. Lisäksi voimme käyttää älylaseja ja tablettia, älypuhelinta tai kannettavaa tietokonetta.
- Tätä vaihtoehtoa käytetään ensisijaisesti täysin etänä tehtäviin auditointeihin.
- Tämä vaihtoehto on sopiva, kun auditointi edellyttää turvallista, käyttötarkoitukseen soveltuvaa alustaa. Alustamme avulla on helppo kerätä todentava aineistoa. Lisäksi huomautusten lisääminen ja tietojen siirtäminen on turvallista. Älylasit mahdollistavat täyden auditointikokemuksen. Käytettävissä on myös maantieteelliset koordinaatit.
- Tämä vaihtoehto sopii parhaiten monimutkaisiin prosesseihin.
Etsimme yhdessä kanssasi yrityksellesi ja tavoitteisiisi parhaiten sopivan auditointiratkaisun. Auditoijamme ovat saaneet etäauditointia koskevan koulutuksen ja menetelmämme vastaavat akkreditointielinten, järjestelmäomistajien ja muiden lainsäädäntöelinten asettamia vaatimuksia. Kumpikaan ratkaisu ei edellytä juurikaan investointeja ja kumpaakin ratkaisua voi soveltaa mihin tahansa organisaatioon tai teollisuuden alaan.
Mitä etua siitä on?
Oikeassa yhteydessä käytettynä ja tavoitteen ollessa selkeä etäauditoinnista on paljon etua, sillä se on tehokas, pätevät henkilöt ovat helposti käytettävissä, se parantaa saatavuutta ja vähentää riskejä. Oikea lähestymistapa alkaa siitä, mitä organisaatiosi haluaa saavuttaa. Mitä on kokonaisvaltainen tavoitteesi? Sen selvittäminen auttaa meitä tunnistamaan tarvittavan lähestymistavan, jonka avulla voimme auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.
Etäauditoinnin etuja ovat:
Auditoinnin tehokkuuden parantaminen:
- Vähemmän matkustusaikaa
- Auditointitiimien ja pätevien auditoijien saatavuus, yhteyden muodostaminen heihin ja asiantuntijan lisääminen auditointiin tarpeen vaatiessa
- Ympäristön laajentaminen, esim. auditointiin sisältyvien toimipisteiden ja maantieteellisten alueiden määrän lisääminen, eli yleiskuvan ja hallinnan lisääminen.
Pätevyyden laajemmat käyttömahdollisuudet ja jakaminen:
- Mihin tahansa auditointitiimiin voidaan lisätä lisää auditoijia kustannustehokkaalla tavalla
- Juuri oikeiden auditoijien parempi käytettävyys, myös maan rajojen yli.
Saavutettavuuden parantaminen ja riskien vähentäminen:
- Riskialueiden välttäminen, useampien toimipisteiden sisällyttäminen ja hallinnan lisääminen
- Liiketoiminnan jatkuvuuden takaaminen vaikeissa olosuhteissa ja tilanteissa.
Miten se toimii?
Etänä tehtävät auditoinnit eivät juurikaan poikkea paikan päällä tehtävistä auditoinneista. Valitusta auditointitavasta riippumatta auditoinnissa keskitytään valittuun laajuuteen ja taataan, että oikea todentava aineisto kerätään, tarkastetaan ja tallennetaan toimenpiteen edellyttämällä tavalla. Etäauditoinnin luonne, etenkin kokonaan etänä tehtävien auditointien osalta, edellyttää kuitenkin, että osa asioista suunnitellaan tai toteutetaan hieman eri tavalla.
Esimerkiksi:
- Työkalujen määritys ja asennus yhteyttä varten
- Auditoinnin valmistelu
- Auditointitapaamisen suunnittelu
- Taukojen ja tietoturvan suunnittelu
- Fyysisten ja sähköisten asiakirjojen tarkastus.
Usein kysytyt kysymykset
