Sertifiointi, eli rekisteröinti standardiin, on lopputulos onnistuneesta kolmannen osapuolen, kuten DNV:n, tarkastuksesta. Kun valinta sovellettavasta toimintajärjestelmästä on tehty, on lisäksi tehtävä joitakin toimintoja ennen sertifioinnin aloitusta. Mutta mistä pitäisi alkaa?

Sertifiointiprosessit eroavat toisistaan jonkin verran riippuen siitä, onko kyseessä toimintajärjestelmäsertifiointi, tuotesertifiointi tai onko kysymys esimerkiksi kasvihuonepäästöistä. Opastamme tässä sertifiointiprosessin etenemistä. Olemme valinneet toimintajärjestelmän sertifioinnin esimerkkiprosessiksi. Katso tuotesertifiointi tai ilmastonmuutos, jos haluat tietoa näistä toimialoista.

Miten valmistaudun akkreditoituun sertifiointiin?
Kun on päätetty siitä, mikä järjestelmä halutaan toteuttaa, on muutamia asioita joita tulisi miettiä ennen prosessin aloitusta. Kokemus on osoittanut, että muutama yksinkertainenkin neuvo, usein jopa merkityksettömältä tuntuva, on osoittautunut mittaamattoman arvokkaaksi organisaatioille, jotka ovat sertifioitumassa. Kun aloitat, pidä mielessäsi seuraavat asiat:

· varmista että prosessi aloitetaan oikealla asenteella

· ymmärrä standardin konsepti ja käytä standardia oppaana määrittäessäsi toimintajärjestelmää

· tunnista, mitä standardin soveltaminen ja sisältö tarkoittavat organisaatiolle

· käytä standardia kehittämisen työkaluna

· tunnista ne riskit ja prosessit, jotka vaikuttavat organisaation kykyyn toteuttaa liiketoimintastrategia

· valitse yhteistyökumppanisi (sertifiointielin) huolella.

Mitä tulisi tehdä?
Seuraavassa on esitetty 10 asiaa, jotka opastavat eteenpäin:

1. Standardi
Perehdy standardin vaatimuksiin.

2. Tutustu kirjallisuuteen ja ohjelmistoihin
Saatavilla on valtava määrä julkaistua tietoa, joka on suunniteltu avustamaan standardin ymmärtämisessä ja soveltamisessa.

3. Muodosta tiimi ja määrittele strategia
Toimintajärjestelmän käyttöönoton tulee olla koko organisaation strategia. Ylimmän johdon osallistuminen määrittelyprosessiin ja toimintajärjestelmän kehittämiseen on tärkeää. Ylin johto päättää liiketoimintastrategiasta, jota tehokkaan johtamisjärjestelmän tulisi tukea.

4. Selvitä koulutustarpeet
Käyttöönotosta ja ylläpidosta vastaavan tiimin jäsenten tulee tietää tarkasti sovellettavan standardin yksityiskohdat.

5. Tarkasta konsultointivaihtoehdot
Riippumattomat konsultit pystyvät neuvomaan toteutettavissa olevan, realistisen ja kustannustehokkaan strategian käyttöönotossa.

6. Luo käsikirja toimintajärjestelmästä
Toimintajärjestelmän käsikirjan tulisi kuvata yrityksen menettelyt ja toiminnot. Käsikirjan avulla annetaan tarkka kuvaus organisaatiosta ja käyttöönotetuista parhaista menettelyistä, joilla johdonmukaisesti täytetään asiakkaan odotukset.

7. Luo menettelytavat
Menettelytavat kuvaavat organisaation prosessit ja parhaat käytännöt prosessien tehokkaaseen soveltamiseen. Näiden menettelyiden tulisi vastata jokaisen prosessin kohdalla seuraaviin kysymyksiin:
- miksi
- kuka
- milloin
- missä
- mitä
- miten

8. Toimintajärjestelmän toteutus
Kommunikointi ja koulutus ovat avain onnistuneeseen toteutukseen. Toteutusvaiheen aikana organisaatio työskentelee niiden menettelytapojen mukaisesti, jotka on luotu dokumentoimaan ja osoittamaan toimintajärjestelmän tehokkuus.

9. Esiarviointi
Yritys voi halutessaan saada alustavan tarkastuksen toimintajärjestelmän toteutuksesta sertifiointilaitokselta. Tämän tarkoituksena on löytää alueet, joilla on vielä poikkeamia ja antaa mahdollisuuden korjata nämä alueet ennen akkreditoidun sertifiointiprosessin aloittamista. Poikkeaman saaminen tarkoittaa, että tietty alue järjestelmästä ei ole standardin vaatimusten mukainen.

10. Valitse sertifiointilaitos
Koska sertifikaatti pitää ylläpitää, yhteistyö sertifiointilaitoksen kanssa jatkuu useita vuosia. Jatkuva parantaminen on tehokkaan johtamisjärjestelmän avain. DNV auttaa saamaan sertifiointiprosessista lisäarvoa, arvioimalla vahvuuksia ja parannusmahdollisuuksia. Ylimmälle johdolle tämä tarkoittaa parempaa tuntemista organisaation kyvystä saavuttaa strategiset tavoitteet.

Kun toimintajärjestelmä on otettu käyttöön, valmisteltu sertifioitavaksi ja sertifiointilaitos valittu, ollaan valmiita aloittamaan akkreditoitu sertifiointi.